Starfsreglur stjórnar

Lánasjóðs sveitarfélaga ohf.

1. Kjör stjórnar og verkaskipting

1.1. Stjórn Lánasjóðsins er kjörin samkvæmt samþykktum. Á fyrsta fundi nýrrar stjórnar skal kjörinn varaformaður og verkum skipt að öðru leyti eftir því sem ástæða þykir til.

1.2. Stjórn skal skipa endurskoðunarnefnd eigi síðar en mánuði eftir aðalfund.

2. Boðun stjórnarfunda

2.1 Framkvæmdastjóri boðar stjórnarfundi í umboði formanns og í samráði við formann sem stýrir fundunum. Formanni er skylt að boða til fundar ef einhver stjórnarmanna eða framkvæmdastjóri krefst þess.

2.2 Vísað er til ákvæða 16. gr. samþykkta Lánasjóðsins um boðun stjórnarfunda.

2.3 Leitast skal við að reglulegir fundir stjórnar Lánasjóðsins verði ákveðnir til eins árs í senn. Formaður stjórnar leggur fram tillögu að árlegri starfsáætlun, þ.e. fundardögum og megin umfjöllunarefni hvers fundar, eigi síðar en á síðasta reglulega fundi hvers árs. Framkvæmdastjóri sendir ítrekun á fundarboði minnst tveimur dögum fyrir næsta reglulegan fund þar sem fram kemur dagskrá fundarins. Boðað er til aukafunda eftir ákvörðun formanns.

2.4 Fundargögn skulu að jafnaði send stjórnarmönnum minnst tveimur dögum fyrir boðaðan fund. Framkvæmdastjóri leggur mál fyrir stjórnina og skal tilgreint hvort mál sé lagt fram til fróðleiks, umræðu eða samþykktar. Ef mál er lagt fram til samþykktar skal tillaga um ákvörðun stjórnar skýrt sett fram.

2.5 Heimilt er að halda stjórnarfund eða taka þátt í slíkum fundum með aðstoð rafrænna miðla. Sé þess krafist af stjórnarmanni eða framkvæmdastjóra skal fundur þó haldinn á hefðbundinn hátt. Sé fundur, með aðstoð rafrænna miðla hafinn, þegar slík ósk kemur fram skal honum frestað þar til hægt er að halda slíkan fund á hefðbundinn hátt.

3. Lögmæti ályktana

3.1 Stjórnarfundir eru ályktunarbærir ef meirihluti stjórnamanna er mættur eða varamenn þeirra. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið sé þess kostur. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum en falli atkvæði jöfn skal atkvæði formanns ráða úrslitum.

4. Fundargerðir

4.1 Formaður stjórnar ber ábyrgð á að fundargerðarbók sé færð. Honum er heimilt að fela starfsmanni Lánasjóðsins að færa fundargerðarbók.

4.2 Sérhver stjórnarmaður getur krafist bókunar í fundargerð.

4.3 Fundargerð skal ávallt rituð svo fljótt sem kostur er eftir að fundi lýkur og send stjórnarmönnum. Endanleg fundargerð skal liggja fyrir til samþykktar í upphafi næsta stjórnarfundar. Stjórnarmenn sem sitja fund auk framkvæmdastjóra og fundarritara skulu undirrita fundargerð.

4.4 Eftirfarandi atriði skulu koma fram í fundargerðum stjórnar:

· Fundarstaður, fundardagsetning og fundartími.

· Númer stjórnarfundar.

· Hverjir voru viðstaddir fundinn.

· Hvort og þá hvenær utanaðkomandi aðilar koma inn á fundi og hvenær þeir fara út af fundum, t.d. endurskoðandi félagsins.

· Nafn fundarstjóra, ef annar en formaður, og fundarritara.

· Dagskrá fundarins.

· Upptalning á fundargögnum fundarins. Afrit af þeim skulu geymd með fundargerð.

· Niðurstaða hvers liðar í fundardagskrá.

· Hvort og hvers vegna stjórnarmaður, framkvæmdastjóri eða annar víkur af fundi í tengslum við tiltekið málefni og hvort viðkomandi hafði aðgang að gögnum málsins.

4.5 Stjórn er heimilt að ákveða að fundargerðir verði skráðar í tölvu. Formaður, eða varaformaður í fjarveru hans, ásamt fundarritara skulu þá setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerða sem blaðsíðusettar skulu í áframhaldandi röð. Undirritaðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn til varanlegrar varðveislu.

4.6 Fundargerðir stjórnar eru ekki birtar.

5. Ýmsar skyldur

5.1 Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnarinnar. Hann getur þó falið það öðrum stjórnarmönnum að einhverju eða öllu leyti.

5.2 Ef formaður stjórnar forfallast tekur varaformaður við störfum hans. Stjórnarmenn skulu afla sér þekkingar á helstu þáttum í starfsemi Lánasjóðsins, fjárhagslegri uppbyggingu hans og helstu áhættum. Þeir skulu jafnframt kynna sér ákvæði laga um Lánasjóðinn, laga um fjármálafyrirtæki, laga um hlutafélög og laga um verðbréfaviðskipti eftir því sem við á, og reglur sem settar eru á grundvelli þessara laga og geta varðað rekstur Lánasjóðsins. Sama gildir um leiðbeinandi tilmæli Fjármálaeftirlits Seðlabankans (Fjármálaeftirlitið).

5.3 Hluthöfum skal gefinn kostur á því að koma sjónarmiðum og tillögum varðandi starfsemi félagsins á framfæri við stjórn. Gæta skal jafnræðis hluthafa í tengslum við viðbrögð við slíkum erindum.

6. Starfsnefndir stjórnar

6.1 Stjórn skipar endurskoðunarnefnd sbr. 1. gr. og setur henni starfsreglur.

6.2 Stjórn getur með ákvörðun þess efnis skipað sérstakar starfsnefndir stjórnar til að undirbúa umfjöllun innan stjórnarinnar á tilteknum starfssviðum og annast nánari athugun á málum sem þeim tengjast. Í ákvörðun um slíka skipan skal a.m.k. koma fram markmið og helstu verkefni nefndar, fjöldi nefndarmanna, þóknun og tímarammi skipunar. Heimilt er að skipa í starfsnefnd aðila sem ekki sitja í stjórn Lánasjóðsins en slíkir aðilar skulu jafnframt undirrita yfirlýsingu um þagnarskyldu.

6.3 Stjórn skal setja starfsnefndum starfsreglur, sem taka mið af ákvörðun stjórnar um skipan þeirra og reglum sem gilda um starfsemi Lánasjóðsins. Starfsnefndir skulu upplýsa stjórn um störf sín eins oft og þurfa þykir eða samkvæmt beiðni stjórnar.

7. Ráðningarsamningur við framkvæmdastjóra og samningur um innri endurskoðun.

7.1 Stjórn Lánasjóðsins gerir ráðningarsamning við framkvæmdastjóra. Stjórn gerir samning um fyrirkomulag innri endurskoðunar, annaðhvort með ráðningu innri endurskoðanda eða með verksamningi við utanaðkomandi aðila um innri endurskoðun Lánasjóðsins í samræmi við reglur Fjármálaeftirlitsins. Formaður stjórnar annast um slíka samninga skv. nánara umboði stjórnarinnar að fenginni tillögu endurskoðunarnefndar.

7.2 Ráðningarsamningar og verksamningar skulu vera skriflegir og vistaðir með öðrum mikilvægum skjölum Lánasjóðsins.

8. Vanhæfisástæður og hagsmunatengsl

8.1 Stjórnarmenn skulu ekki taka þátt í meðferð máls er varðar viðskipti sveitarfélags eða fyrirtækja/stofnana í þess eigu að fullu eða að hluta, ef þeir sitja þar í stjórn, eru fyrirsvarsmenn fyrir eða tengdir viðkomandi sveitarfélagi eða fyrirtæki/stofnun í þess eigu að öðru leyti. Sama gildir um þátttöku stjórnarmanna í meðferð máls er varðar þá sjálfa, fyrirtæki sem þeir sitja í stjórn hjá, eru fyrirsvarsmenn fyrir eða eiga að öðru leyti verulegra hagsmuna að gæta í eða aðila sem eru þeim tengdir, persónulega eða fjárhagslega. Sama gildir ennfremur um mál er varða hugsanlega samkeppnisaðila stjórnarmanns eða aðila þeim tengdum með þeim hætti sem í þessu ákvæði getur. Þegar stjórnarmaður tekur sæti í stjórn eða varastjórn Lánasjóðsins skal hann gera grein fyrir þeim aðilum sem hann tengist með þeim hætti sem um getur í þessu ákvæði.

8.2 Teljist stjórnarmaður vanhæfur vegna atvika sem um getur í gr. 8.1., skal hann ekki fá aðgang að gögnum er varða afgreiðslu þess máls. Enn fremur skal hann víkja af fundi við umræður og afgreiðslu málsins. Stjórnarmanni sem veit hæfi sitt orka tvímælis ber að vekja athygli á því. Stjórn sker umræðulaust úr um hvort mál er svo vaxið að einhver stjórnarmanna sé vanhæfur. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt. Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri getur jafnframt lagt fram tillögu um vanhæfi stjórnarmanns.

8.3 Stjórnarmenn og varamenn þeirra mega ekki koma fram sem umboðsaðilar annarra gagnvart Lánasjóðnum.

8.4 Stjórnarmenn skulu gæta þess að hafa ekki afskipti af ákvörðunum um einstök mál er varða viðskiptavini Lánasjóðsins. Fyrirspurnir stjórnarmanna um einstök mál skulu bornar upp á fundum stjórnar Lánasjóðsins. Svör skulu ávallt kynnt stjórninni allri en ekki einungis þeim stjórnarmanni sem bar upp fyrirspurnina. Framkvæmdastjóri skal halda skrá um slíkar fyrirspurnir og varðveita gögn um þær og svör sem við þeim berast. Framkvæmdastjóri skal gæta jafnræðis við upplýsingargjöf til stjórnarmanna og stjórnarmenn skulu vera meðvitaðir um að fara ekki fram á annað við framkvæmdastjóra sem og aðra starfsmenn sjóðsins.

8.5 Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri skulu gefa stjórninni skýrslu um eign sína í félögum skipti það máli fyrir starf þeirra.

9. Venslaðir aðilar

Í samræmi við reglur um fyrirgreiðslur fjármálafyrirtækis til venslaðra aðila nr. 247/2017 eru venslaðir aðilar skilgreindir sem tengdir aðilar samkvæmt settum reikningsskilareglum, sbr. lög um ársreikninga og eru það eftirfarandi aðilar:

9.1 Þau sveitarfélög sem eiga virkan eignahlut og beina eða óbeina hlutdeild sem nemur 10% hlutdeild eða meira eða hafa veruleg áhrif á stjórnun Lánasjóðsins.

9.2 Stjórnarmenn, framkvæmdastjóri, lykilstarfsmenn og nánir fjölskyldumeðlimir þeirra.

9.3 Náinn fjölskyldumeðlimur er maki, börn og eintaklingar sem eru fjárhagslega háðir viðkomandi. Varamenn í stjórn munu falla undir skilgreiningu á vensluðum aðila frá þeim stjórnarfundi sem þeir mæta á og taka þátt í ákvörðunartöku varðandi rekstur Lánasjóðsins.

9.4 Aðilar sem eru í nánum tengslum við ofangreinda aðila, sbr. 2.mgr. 29.gr.a laga um fjármálafyrirtæki. Náin tengsl teljast vera til staðar þegar einstaklingur og/eða félög tengjast með einhverjum eftirfarandi hætti:

a) með hlutdeild í formi beins eignarréttar eða yfirráðum sem nemur 20% eða meira af hlutafé eða atkvæðavægi félags.

b) með yfirráðum, eins og þau eru skilgreind í lögum um ársreikninga. Sveitarfélög eða félög/ byggðasamlög sem stjórnarmaður og varastjórnarmaður (fá fyrsta stjórnarfundi) munu teljast sem venslaður aðili samkvæmt ofangreindri skilgreiningu.

c) með varanlegum tengslum þeirra við sama þriðja aðila í gegnum yfirráðatengsl.

Lánsumsóknir venslaðra aðila skulu ávallt merktar sérstaklega sem umsóknir venslaðra aðila hvort heldur sem er til samþykktar eða kynningar á fundum stjórnar.

10. Framkvæmdastjóri

10.1 Stjórn Lánasjóðsins ræður honum framkvæmdastjóra.

10.2 Framkvæmdastjórinn ber ábyrgð á daglegum rekstri Lánasjóðsins og fer með ákvörðunarvald í öllum málefnum hans sem ekki eru öðrum falin með lögum, samþykktum Lánasjóðsins eða ákvörðun stjórnar. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikils háttar. Slíkar ráðstafanir getur framkvæmdastjóri aðeins gert samkvæmt sérstakri heimild stjórnar nema ekki sé unnt að bíða ákvörðunar stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir Lánasjóðinn. Í slíkum tilvikum skal stjórn tafarlaust tilkynnt um ráðstöfunina. Framkvæmdastjóra ber að sjá um að reksturinn sé í samræmi við lög, reglugerðir, tilmæli eftirlitsaðila, samþykktir Lánasjóðsins og ákvarðanir stjórnar. Framkvæmdastjóri ræður aðra starfsmenn Lánasjóðsins í samráði við stjórn hans.

10.3 Á hverjum stjórnarfundi skal framkvæmdastjóri gera grein fyrir helstu atriðum í starfsemi Lánasjóðsins milli funda. Stjórnin getur kallað eftir sérstökum skýrslum um reksturinn telji hún ástæðu til.

10.4 Framkvæmdastjórinn er talsmaður Lánasjóðsins um öll rekstrarleg og viðskiptaleg málefni

10.5 Stjórn skal árlega meta frammistöðu framkvæmdastjóra og skal stjórnarformaður gera framvæmdastjóra grein fyrir mati stjórnar.

11. Þátttaka framkvæmdastjóra og starfsmanna í atvinnurekstri og viðskipti við starfsmenn

Framkvæmdastjóra Lánasjóðsins er óheimil þátttaka í atvinnustarfsemi nema með sérstöku leyfi stjórnar. Óska skal eftir leyfi stjórnar fyrir fram. Lágmarka skal líkur á hagsmunaárekstrum og tryggja að þátttakan varpi ekki rýrð á orðspor Lánasjóðsins. Framkvæmdastjórinn skal þó ávallt helga sig starfi Lánasjóðsins. Aðrir starfsmenn Lánasjóðsins skulu ekki taka þátt í atvinnustarfsemi án þess að tilkynna það til framkvæmdastjóra sjóðsins. Telji framkvæmdastjóri að slíkt samræmist ekki starfsskyldum starfsmanns, valdi hagsmunaárekstrum eða varpi rýrð á orðspor Lánasjóðsins, er honum heimilt að mæla fyrir að slíkri þátttöku skuli hætt.

Eðli máls samkvæmt eru engin viðskipti á milli Lánasjóðsins og starfsmanna hans, sbr. 57. gr. laga um fjármálafyrirtæki nr. 161/2002.

12. Verkefni stjórnarformanns

Stjórnarformaður ber ábyrgð á því að stjórn gegni hlutverki sínu með skilvirkum og skipulögðum hætti.

12.1 Stuðli að því að verklag stjórnar sé í samræmi við lög, reglur og góða stjórnarhætti og að stjórn séu búnar sem bestar starfsaðstæður.

12.2 Haldi öllum stjórnarmönnum upplýstum um málefni sem tengjast Lánasjóðnum og stuðli að virkni stjórnar í allri umræðu og ákvarðanatöku.

12.3 Sjái til þess að nýir stjórnarmenn fái nauðsynlegar upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnar og málefnum sjóðsins, m.a. stefnu þess, markmið, áhættuviðmið og rekstur.

12.4 Sjái til þess að stjórnin uppfæri, með reglubundnum hætti, þekkingu sína á sjóðnum og rekstri hans, ásamt því að tryggja að stjórnin fái almennt í störfum sínum nákvæmar og skýrar upplýsingar og gögn til að hún geti sinnt starfi sínu.

12.5 Sjái til þess að stjórnarmenn fái viðeigandi leiðsögn um helstu þætti er varða stjórnun fyrirtækja, t.a.m. um lögbundnar skyldur þeirra og ábyrgð, eða að stjórnarmenn sæki námskeið af því tagi.

12.6 Beri ábyrgð á samskiptum stjórnar við hluthafa.

12.7 Taki frumkvæði að gerð og endurskoðun starfsreglna stjórnarinnar.

12.8 Sjái til þess að dagskrá stjórnarfunda sé útbúin, í samstarfi við framkvæmdastjóra félagsins, sjái um boðun þeirra og stjórnun. Stjórnarformaður skal sjá til þess að nægur tími sé gefinn til umræðna og ákvarðanatöku á stjórnarfundum, sérstaklega hvað varðar stærri og flóknari mál.

12.9 Fylgist með framvindu ákvarðana stjórnarinnar innan sjóðsins og staðfesti innleiðingu þeirra gagnvart stjórn.

12.10 Sjái til þess að stjórnin meti árlega störf sín og undirnefnda.

Stjórnarformaður skal þó ekki taka að sér önnur störf fyrir Lánasjóðinn en þau sem teljast eðlilegur hluti starfa hans sem stjórnarformanns, að undanskildum einstökum verkefnum sem stjórnin felur honum að vinna fyrir sig.

13. Verkefni stjórnar

13.1 Stjórn Lánasjóðsins hefur yfirumsjón með að starfsemi Lánasjóðsins sé í samræmi við lög, reglugerðir, fyrirmæli eftirlitsaðila og samþykktir hans. Stjórnin skal einnig hafa með höndum almennt eftirlit með rekstri Lánasjóðsins.

13.2 Stjórn mótar stefnu og skipulag Lánasjóðsins og endurskoðar reglulega.

13.3 Stjórn skal árlega meta þróun félagsins með hliðsjón af markmið þess og stefnumótun.

13.4 Þá skal stjórnin annast ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar og taka þær meðal annars til eftirfarandi ráðstafana:

a) Ráða framkvæmdastjóra, ákveða laun hans, ráðningarkjör og verksvið samkvæmt sérstöku erindisbréfi.

b) Sjá um að innri endurskoðun sé fyrir komið á tryggilega hátt og í samræmi við reglur Fjármálaeftirlitsins þar um.

c) Stjórn staðfesti ráðningu regluvarðar og staðgengils regluvarðar.

13.5 Sjá til þess að endurskoðaður ársreikningur og árskýrsla stjórnar liggi fyrir á tilsettum tíma og séu send Fjármálaeftirlitinu.

13.6 Undirbúa og boða til aðalfunda og annarra hluthafafunda Lánasjóðsins.

13.7 Leggja fram tillögu um kjör ytri endurskoðanda fyrir aðalfund í samræmi við tillögur endurskoðunarnefndar.

13.8 Leggja fram tillögur um ráðstöfun á tekjuafgangi fyrir aðalfund Lánasjóðsins.

13.9 Leggja fram tillögur um starfskjarastefnu og um laun til stjórnarmanna fyrir aðalfund Lánasjóðsins.

13.10 Staðfesta tillögur framkvæmdastjóra um höfuðþætti í stjórnskipulagi Lánasjóðsins og þjónustusamning við Samband íslenskra sveitarfélaga.

13.11 Setja almennar reglur um lánveitingar, lántökur, ávöxtun á lausu fé að fenginni tillögu framkvæmdastjóra.

13.12 Taka til umfjöllunar lánsumsóknir í eftirfarandi tilvikum:

d) Ef aðalmaður í stjórn Lánasjóðsins er í forsvari fyrir umsækjanda (55gr. FFTL nr. 161/2002).

e) Ef skuldastaða umsækjanda er umfram viðmið í lögum um sveitarfélög (64. gr. SFL nr. 138/2011).

f) Ef skuldbindingar vegna umsækjanda fara framúr viðmiði um stórar áhættur (29. tl. 1. mgr 1. gr.a. FFTL nr. 161/2002).

d) Ef framkvæmdarstjóri vísar umsókn til umfjöllunar stjórnar.

13.13 Taka ákvarðanir um önnur mikilvæg atriði í rekstri sem ekki rúmast innan heimilda framkvæmdastjóra.

13.14 Ákveða hver skuli taka sæti af hálfu Lánasjóðsins í nefndum, stjórn stofnunar eða félags eða annars staðar þar sem Lánasjóðurinn fær rétt til slíkrar tilnefningar. Taki stjórnin ákvörðun um setu stjórnarmanns í stjórn dóttur- eða hlutdeildarfélags skal við þá ákvörðun fjalla um áhrif stjórnarsetunnar á eftirlitshlutverk stjórnarmannsins og nauðsyn þess að stjórnarmaðurinn taki sæti í stjórninni.

13.15 Taka ákvörðun um byggingu, kaup, sölu, veðsetningu eða leigu á fasteignum sem nýttar eru fyrir starfsemi Lánasjóðsins að fenginni tillögu framkvæmdastjóra.

13.16 Ákveða kaup eða sölu hlutabréfa og annarra eignarhluta í félögum eða stofnunum sem Lánasjóðurinn kann að öðlast aðild að.

13.17 Ákveða hverjir geti skuldbundið Lánasjóðinn og á hvern hátt.

13.18 Taka ákvörðun um afskriftir útlána samkvæmt tillögu framkvæmdastjóra.

13.19 Meta reglulega eiginfjárþörf félagsins.

13.20 Stjórn taki að sér starfsskyldur áhættunefndar í samræmi við undanþágu Lánasjóðsins frá Fjármálaeftirlitinu um starfrækslu áhættunefndar sbr. 5.mgr. 78.gr. FFTL 161/2002.

13.21 Setja reglur um áhættustýringu Lánasjóðsins og hafa eftirlit með því að þeim sé framfylgt. Hún hefur eftirlit með stjórnun áhættuþátta sjóðsins og skilgreinir árlega þau áhættuviðmið sem stjórn telur viðunandi fyrir sjóðinn.

14. Gerð ársreiknings

14.1 Framkvæmdastjóri lætur gera frumdrög að ársreikningi Lánasjóðsins. Hann gerir jafnframt frumdrög að ársskýrslu stjórnarinnar.

14.2 Endurskoðandi endurskoðar ársuppgjör. Endanlegur ársreikningur og ársskýrsla ásamt endurskoðunarskýrslu eru kynnt fyrir endurskoðunarnefnd og svo lögð fyrir stjórn Lánasjóðsins til endanlegrar afgreiðslu.

15. Nánar um ársreikning og árshlutauppgjör

15.1 Þegar stjórnin hefur farið yfir þau gögn sem greind eru í 13. gr. og metið þau svo að þau gefi rétta mynd af starfsemi Lánasjóðsins og eignastöðu, undirritar stjórnin og framkvæmdastjóri endurskoðaðan ársreikning. Telji stjórn eða framkvæmdastjóri eitthvað á vanta skal aflað upplýsinga og skýringa áður en undirritun fer fram. Hafi stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri mótbárur fram að færa gegn ársreikningi skal hann gera grein fyrir því í áritun sinni.

15.2 Samþykktan ársreikning skal senda til ársreikningaskrár, Fjármálaeftirlitsins og kauphallar, sbr. 19.gr.

15.3 Ársskýrslur og reikninga skal leggja fyrir aðalfund til staðfestingar.

15.4 Auk ársreiknings sbr. 13. gr. leggur framkvæmdastjóri fyrir stjórn sex mánaða uppgjör Lánasjóðsins kannað af endurskoðanda ásamt drögum að afkomutilkynningu til kauphallar á fyrsta reglulega stjórnarfundi eftir að það liggur fyrir.

16. Önnur upplýsingagjöf til stjórnar

16.1. Í byrjun árs veitir framkvæmdastjóri stjórninni upplýsingar um:

· Lánveitingar og útistandandi lán og lántakendur Lánasjóðsins í lok næstliðins árs. Gerð skal m.a. grein fyrir útistandandi lánum á hvern lántaka ásamt heildarskuldbindingum hvers sveitarfélags og upplýsingum um tekjur og heildarskuldir sveitarfélagsins m.v. þær upplýsingar sem aðgengilegar eru. Jafnframt skal stjórninni gerð grein fyrir vanskilum og hvort nýta hafi þurft veð í tekjum lántaka til greiðslu vanskila.

· Lántökuáform sveitarfélaga samkvæmt fjárhagsáætlunum þeirra og öðrum aðgengilegum gögnum ásamt áætlun um útlán ársins sem byggð er á áformum sveitarfélaganna. Ef fjárhagsáætlanir sveitarfélaga hafa ekki borist í upphafi janúar verða lántökuáform sveitarfélaga kynnt stjórn þegar þau berast.

16.2. Eftirfarandi upplýsingar skulu einnig lagðar fyrir stjórn:

· Skýrslur og upplýsingar frá innri endurskoðanda eftir að þær hafa verið ræddar í endurskoðunarnefnd.

· Upplýsingar um fyrirkomulag og framkvæmd áhættustýringar og niðurstöður álagsprófa.

· Árleg skýrsla regluvarðar.

17. Endurskoðendur

17.1 Stjórnin sér um að gera samning við utanaðkomandi aðila um innri endurskoðun að fenginni undanþágu frá Fjármálaeftirlitinu frá rekstri eigin endurskoðunardeildar sbr. 16. gr. laga um fjármálafyrirtæki. Innri endurskoðun er hluti af skipulagi Lánasjóðsins og mikilvægur þáttur í eftirlitskerfi hans. Innri endurskoðandi hefur rétt til að sitja stjórnarfundi þar sem athugasemdir hans eru á dagskrá.

17.2 Skylt er að veita innri endurskoðanda og ytri endurskoðanda, sem kjörinn er á aðalfundi, aðgang að öllum eignum, bókum, fylgiskjölum og öðrum gögnum Lánasjóðsins. Stjórnin veitir jafnframt allar upplýsingar sem hún getur látið í té. Sama á við um aðgang endurskoðunarnefndar að gögnum og upplýsingum.

17.3 Ábendingar og athugasemdir, sem endurskoðendur vilja koma á framfæri við stjórn eða framkvæmdastjóra, skal bera fram skriflega og veita skal þessum aðilum hæfilegan frest til að svara.

17.4 Kjörnum endurskoðanda er rétt og skylt að sitja stjórnarfundi þegar ársreikningur er á dagskrá. Hann skal þar gefa álit sitt á ársreikningnum og fylgiskjölum hans. Jafnframt á endurskoðandi rétt á að sitja aðra stjórnarfundi og félagsfundi, en skylt að mæta á aðalfundi.

17.5 Formaður stjórnar getur boðað endurskoðendur á aðra stjórnarfundi og hluthafafundi.

18. Fundir vegna eiginfjárkrafna

18.1 Hafi stjórn eða framkvæmdastjóri ástæðu til að ætla að eigið fé Lánasjóðsins, eins og það er skilgreint í lögum um fjármálafyrirtæki, sé undir því lágmarki sem kveðið er á um í lögum eða ákveðið af Fjármálaeftirlitinu í samræmi við lagaheimildir þess skal stjórnin þegar í stað senda tilkynningu þar um til Fjármálaeftirlitsins. Jafnframt skal stjórnin hlutast til um að gengið verði frá reikningsuppgjöri án tafar.

18.2 Komi fram í reikningsuppgjöri að eigið fé sé undir settu lágmarki, sbr. gr. 17.1., skal stjórnin þegar í stað boða til hluthafafundar þar sem stjórnin gerir grein fyrir fjárhagslegri stöðu Lánasjóðsins og leggur fyrir fundinn tillögur til úrbóta. Þegar að loknum hluthafafundi skal Fjármálaeftirlitinu gerð grein fyrir þeim ráðstöfunum sem gripið verður til.

18.3 Stjórn og framkvæmdastjóri skulu án tafar gera Fjármálaeftirlitinu viðvart hafi þeir vitneskju um málefni sem hafa úrslitaþýðingu fyrir áframhaldandi starfsemi Lánasjóðsins.

19. Sjálfsmat stjórnar

19.1 Hver stjórnarmaður skal meta eigin störf árlega með því að svara sjálfsmati sem byggt er upp á nokkrum fullyrðingum sem snúa að hlutverki og skyldum stjórnar.

19.2 Sjálfsmat skal vera nafnlaust og niðurstöður þess kynntar stjórn á árlegum stefnumótunarfundi þar sem stjórnin í heild skal ræða og endurmeta störf sín og stjórnarhætti.

20. Samskipti við stjórnvöld og eftirlitsaðila

20.1 Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á að Fjármálaeftirlitið, Seðlabankinn, fyrirtækjaskrá og öðrum stjórnvöldum séu á tilsettum tíma sendar þær upplýsingar sem lög og reglugerðir gera ráð fyrir. Stjórn skal reglulega upplýst um það hvernig slíkri upplýsingagjöf hefur verið sinnt.

20.2 Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á að kauphöll sé á tilsettum tíma sendar þær upplýsingar sem lög og reglur hennar gera ráð fyrir.

20.3 Önnur samskipti við stjórnvöld skulu fara fram í samráði við formann stjórnar.

21. Trúnaður

Stjórnarmenn eru bundnir trúnaði um málefni Lánasjóðsins og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn. Trúnaður helst þó stjórnarmenn láti af störfum.

22. Birting reglna

Reglur þessar skulu birtar á heimasíðu Lánasjóðsins.

23. Breytingar á starfsreglum þessum

Til breytinga á starfsreglum þessum þarf samþykki meirihluta stjórnarinnar.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi þann 25. nóvember 2022.