Starfsreglur stjórnar
| 1. Kjör stjórnar og verkaskipting | |
| 1.1 | Stjórn lánasjóðsins er kjörin árlega á ársfundi og eru kjörnir fimm aðalmenn og fimm til vara. |
| 1.2 | Samkvæmt 13. gr. samþykkta lánasjóðsins er formaður stjórnar kjörinn sérstaklega á ársfundi. Stjórnin kýs sér varaformann á fyrsta stjórnarfundi eftir ársfund og skiptir að öðru leyti með sér verkum eftir því sem þurfa þykir. |
| 1.3 | Einfaldur meirihluti atkvæða ræður kosningu í stjórn lánasjóðsins. Ef fleiri en einn fá jafnmörg atkvæði við kjör stjórnar ræður hlutkesti. |
| 2. Boðun stjórnarfunda | |
| 2.1 | Formaður kveður stjórnina til fundar og stýrir þeim. Formanni er skylt að boða til fundar ef einhver stjórnarmanna eða framkvæmdastjóri krefst þess. |
| 2.2 | Vísað er til ákvæða 14. gr. samþykkta lánasjóðsins um boðun stjórnarfunda. |
| 2.3 | Leitast skal við að reglulegir fundir stjórnar lánasjóðsins verði ákveðnir til eins árs í senn. Formaður stjórnar leggur fram tillögu að árlegri starfsáætlun, þ.e. fundardögum og megin umfjöllunarefni hvers fundar, eigi síðar en á síðasta reglulega fundi hvers árs. Framkvæmdastjóri sendir ítrekun á fundarboði minnst tveimur dögum fyrir næsta reglulegan fund þar sem fram kemur dagskrá fundarins. Boðað er til aukafunda eftir ákvörðun formanns. |
| 2.4 | Fundargögn skulu að jafnaði send stjórnarmönnum minnst tveimur dögum fyrir boðaðan fund. Framkvæmdastjóri leggur mál fyrir stjórnina og skal tilgreint hvort mál sé lagt fram til fróðleiks, umræðu eða samþykktar. Hvert mál skal að jafnaði lagt fram með minnisblaði framkvæmdastjóra sem dregur saman meginatriði máls. Ef mál er lagt fram til samþykktar skal tillaga um ákvörðun stjórnar skýrt sett fram. Skýrslur um innri endurskoðun skulu lagðar fyrir stjórn jafnskjótt og þær berast. Þeim skal fylgja minnisblað framkvæmdastjóra þar sem hann skýrir afstöðu sína til skýrslunnar ásamt tillögum að aðgerðum til úrbóta ef einhverjar eru. |
| 3. Lögmæti ályktana | |
| 3.1 | Stjórnarfundir eru ályktunarbærir ef meirihluti stjórnamanna er mættur eða varamenn þeirra. Til að ákvörðun stjórnarfundar teljist gild þarf hún stuðning meirihluta stjórnarmanna. |
| 4. Fundargerðir | |
| 4.1 | Formaður stjórnar ber ábyrgð á að fundargerðarbók sé færð. Heimilt er honum að fela starfsmanni lánasjóðsins að færa fundargerðarbók. |
| 4.2 | Sérhver stjórnarmaður getur krafist bókunar í fundargerð. |
| 4.3 | Fundargerð skal ávallt rituð svo fljótt sem kostur er eftir að fundi lýkur og send stjórnarmönnum. Endanleg fundargerð skal liggja fyrir til samþykktar í upphafi næsta stjórnarfundar. Stjórnarmenn sem sitja fund auk framkvæmdastjóra og fundarritara skulu undirrita fundargerð. |
| 4.4 | Stjórn er heimilt að ákveða að fundargerðir verði skráðar í tölvu. Formaður, eða varaformaður í fjarveru hans, ásamt fundarritara skulu þá setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerða sem blaðsíðusettar skulu í áframhaldandi röð. Undirritaðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn til varanlegrar varðveislu. |
| 4.5 | Fundargerðir stjórnar eru ekki birtar. |
| 5. Ýmsar skyldur | |
| 5.1 | Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnarinnar. Hann getur þó falið það öðrum stjórnarmönnum að einhverju eða öllu leyti. |
| 5.2 | Ef formaður stjórnar forfallast tekur varaformaður við störfum hans. |
| 5.3 | Stjórnarmenn skulu kynna sér ákvæði laga um lánasjóðinn, laga um fjármálafyrirtæki, laga um hlutafélög og laga um verðbréfaviðskipti eftir því sem við á, og reglur sem settar eru á grundvelli þessara laga og geta varðað rekstur lánasjóðsins. Sama gildir um leiðbeinandi tilmæli Fjármálaeftirlitsins (FME). |
| 6. Ráðningarsamningur við framkvæmdastjóra og samningur um innri endurskoðun. | |
| 6.1 | Stjórn lánasjóðsins gerir ráðningarsamning við framkvæmdastjóra og samning varðandi fyrirkomulag innri endurskoðunar, annaðhvort með ráðningu innri endurskoðanda eða með verksamningi við utanaðkomandi aðila um innri endurskoðun lánasjóðsins í samræmi við reglur FME. Formaður stjórnar annast um slíka samninga skv. nánara umboði stjórnarinnar. |
| 6.2 | Ráðningarsamningar og verksamningar skulu vera skriflegir og vistaðir með öðrum mikilvægum skjölum lánasjóðsins. |
| 7. Vanhæfisástæður og hagsmunatengsl | |
| 7.1 | Stjórnarmenn skulu ekki taka þátt í meðferð máls er varðar viðskipti sveitarfélags eða fyrirtækja/stofnana í þess eigu að fullu eða að hluta, ef þeir sitja þar í stjórn, eru fyrirsvarsmenn fyrir eða tengdir viðkomandi sveitarfélagi að öðru leyti. Sama gildir um þátttöku stjórnarmanna í meðferð máls er varðar þá sjálfa, fyrirtæki sem þeir sitja í stjórn hjá, eru fyrirsvarsmenn fyrir eða eiga að öðru leyti verulegra hagsmuna að gæta í eða aðila sem eru þeim tengdir, persónulega eða fjárhagslega. Sama gildir ennfremur um mál er varða hugsanlega samkeppnisaðila stjórnarmanns eða aðila þeim tengdum með þeim hætti sem í þessu ákvæði getur. Þegar stjórnarmaður tekur sæti í stjórn eða varastjórn lánasjóðsins skal hann gera grein fyrir þeim aðilum sem hann tengist með þeim hætti sem um getur í þessu ákvæði. |
| 7.2 | Teljist stjórnarmaður vanhæfur vegna atvika sem um getur í gr. 7.1., skal hann ekki fá aðgang að gögnum er varða afgreiðslu þess máls. Enn fremur skal hann víkja af fundi við umræður og afgreiðslu málsins. Stjórnarmanni sem veit hæfi sitt orka tvímælis ber að vekja athygli á því. Stjórn sker umræðulaust úr um hvort mál er svo vaxið að einhver stjórnarmanna sé vanhæfur. Stjórnarmaður sem hlut á að máli má taka þátt í atkvæðagreiðslu um hæfi sitt. Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri getur jafnframt lagt fram tillögu um vanhæfi stjórnarmanns. |
| 7.3 | Stjórnarmenn og varamenn þeirra mega ekki koma fram sem umboðsaðilar annarra gagnvart lánasjóðnum. |
| 7.4 | Stjórnarmenn skulu gæta þess að hafa ekki afskipti af ákvörðunum um einstök mál er varða viðskiptavini lánasjóðsins. Fyrirspurnir stjórnarmanna um einstök mál skulu bornar upp á fundum stjórnar lánasjóðsins. Svör skulu ávallt kynnt stjórninni allri en ekki einungis þeim stjórnarmanni sem bar upp fyrirspurnina. Framkvæmdastjóri skal halda skrá um slíkar fyrirspurnir og varðveita gögn um þær og svör sem við þeim berast. |
| 7.5 | Þrátt fyrir ákvæði 7.4 geta stjórnarmenn aflað sér upplýsinga um afgreiðslur einstakra mála að beiðni viðskiptavina sem málin varða. Slíkra upplýsinga skal afla með milligöngu framkvæmdastjóra sem heldur skrá yfir slíka upplýsingaöflun. |
| 8. Framkvæmdastjóri | |
| 8.1 | Stjórn lánasjóðsins ræður honum framkvæmdastjóra og ákveður starfskjör hans. |
| 8.2 | Framkvæmdastjórinn ber ábyrgð á daglegum rekstri lánasjóðsins og fer með ákvörðunarvald í öllum málefnum hans sem ekki eru öðrum falin með lögum, samþykktum lánasjóðsins eða ákvörðun stjórnar. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikils háttar. Slíkar ráðstafanir getur framkvæmdastjóri aðeins gert samkvæmt sérstakri heimild stjórnar nema ekki sé unnt að bíða ákvörðunar stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir lánasjóðinn. Í slíkum tilvikum skal stjórn tafarlaust tilkynnt um ráðstöfunina. Framkvæmdastjóra ber að sjá um að reksturinn sé í öllum greinum samkvæmt lögum, reglugerðum, tilmælum eftirlitsaðila, samþykktum lánasjóðsins og ákvörðun stjórnar. Framkvæmdastjóri ræður aðra starfsmenn lánasjóðsins í samráði við stjórn hans. |
| 8.3 | Á hverjum stjórnarfundi skal framkvæmdastjóri gera grein fyrir helstu atriðum í starfsemi lánasjóðsins milli funda. Stjórnin getur kallað eftir sérstökum skýrslum um reksturinn telji hún ástæðu til. |
| 8.4 | Framkvæmdastjórinn er talsmaður lánasjóðsins um öll rekstrarleg og viðskiptaleg málefni. |
| 9. Verkefni stjórnar | |
| 9.1 | Stjórnin hefur yfirumsjón með að starfsemi lánasjóðsins sé í samræmi við lög, reglugerðir, fyrirmæli eftirlitsaðila og samþykktir hans. Stjórnin skal einnig hafa með höndum almennt eftirlit með rekstri lánasjóðsins. |
| 9.2 | Stefnumótun fyrir lánasjóðinn er einnig á ábyrgð stjórnarinnar. |
| 9.3 |
Þá skal stjórnin annast ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar og taka þær meðal annars til eftirfarandi ráðstafana:
|
| 10. Gerð ársreiknings | |
| 10.1 | Framkvæmdastjóri lætur gera frumdrög að ársreikningi lánasjóðsins. Hann gerir jafnframt frumdrög að ársskýrslu stjórnarinnar. |
| 10.2 | Frumdrög ársreiknings og ársskýrslu ásamt endurskoðunarskýrslu eru lögð fyrir stjórn lánasjóðsins. |
| 11. Nánar um ársreikning | |
| 11.1 | Þegar stjórnin hefur farið yfir þau gögn sem greind eru í 10. gr. og metið þau svo að þau gefi rétta mynd af starfsemi lánasjóðsins og eignastöðu, undirritar stjórnin og framkvæmdastjóri endurskoðaðan ársreikning. Telji stjórn eða framkvæmdastjóri eitthvað á vanta skal gengið eftir því áður en undirritun fer fram. |
| 11.2 | Ársskýrslur og reikningar eru síðan lagðir fyrir ársfund til samþykktar. |
| 11.3 | Samþykktan ársreikning skal senda til birtingar í B-deild Stjórnartíðinda. |
| 12. Upplýsingagjöf til stjórnar | |
| 12.1 | Framkvæmdastjóri leggur ársfjórðungslegt fjárhagsuppgjör lánasjóðsins ásamt drögum að afkomutilkynningu til Kauphallar Íslands, þegar það á við, fyrir stjórn á fyrsta reglulega stjórnarfundi eftir að það liggur fyrir. |
| 12.2 | Framkvæmdastjóri skal ársfjórðungslega gefa stjórninni upplýsingar um stórar áhættuskuldbindingar eins og þær eru skilgreindar í reglum FME, vanskil, vaxtafryst útlán og framlög í afskriftarsjóð útlána. Jafnframt skal stjórninni reglulega gerð grein fyrir því hvort nýta hafi þurft veð í tekjum lántaka eða framlög viðkomandi úr Jöfnunarsjóði sveitarfélaga til greiðslu afborgana eða vaxta af lánum. |
| 12.3 | Framkvæmdastjóri skal minnst ársfjórðungslega veita stjórninni upplýsingar um lántökur lánasjóðsins, ávöxtun á lausu fé, mótaðila og markaðsáhættu. |
| 12.4 | Í apríl ár hvert gefur framkvæmdastjóri stjórninni skýrslu um lántakendur lánasjóðsins. Í skýrslunni skal gerð grein fyrir heildarskuldbindingum hvers aðila ásamt fjárhagsstöðu hlutaðeigandi. |
| 12.5 | Framkvæmdastjóri skal minnst hálfsárslega veita stjórninni upplýsingar um fyrirgreiðslu lánasjóðsins við venslaða aðila. Til venslaðra aðila teljast stjórnarmenn, varastjórnarmenn og framkvæmdastjóri og makar þeirra og ennfremur sveitarfélög, þar með talið félög eða stofnanir í þess eigu, sem framangreindir aðilar starfa fyrir eða sitja í stjórn hjá. Ennfremur telst Samband íslenskra sveitarfélaga til venslaðra aðila. |
| 13. Endurskoðendur | |
| 13.1 | Stjórnin sér um að gera samning við utanaðkomandi aðila um innri endurskoðun að fenginni undanþágu frá FME frá rekstri eigin endurskoðunardeildar sbr. 16. gr. laga um fjármálafyrirtæki. Innri endurskoðun er hluti af skipulagi lánasjóðsins og mikilvægur þáttur í eftirlitskerfi hans. |
| 13.2 | Skylt er að veita innri endurskoðanda og ytri endurskoðanda sem kjörinn er á ársfundi aðgang að öllum eignum, bókum, fylgiskjölum og öðrum gögnum lánasjóðsins. Stjórnin veitir jafnframt allar upplýsingar sem hún getur látið í té. |
| 13.3 | Kjörnum endurskoðanda ber að skrá hjá sér hvernig hann vinnur sína endurskoðunarvinnu og annað sem máli skiptir. |
| 13.4 | Kjörinn endurskoðandi skal sérstaklega gefa því gaum hvort ársreikningurinn og fylgiskjöl hans eru í samræmi við lög, reglur, samþykktir og góða reikningsskilavenju og benda stjórninni á hvort svo sé. |
| 13.5 | Ábendingar og athugasemdir, sem endurskoðendur vilja koma á framfæri við stjórn eða framkvæmdastjóra, skal bera fram skriflega og veita skal þessum aðilum hæfilegan frest til að svara. |
| 13.6 | Kjörnum endurskoðanda er rétt og skylt að sitja stjórnarfundi þegar ársreikningur er á dagskrá. Hann skal þar einnig gefa álit sitt á ársreikningnum og fylgiskjölum hans. Einnig skal stjórnin boða kjörinn endurskoðanda á ársfundi lánasjóðsins þegar ársreikningur er til afgreiðslu. |
| 13.7 | Formaður stjórnar getur einnig boðað endurskoðendur á aðra stjórnarfundi eða eigendafundi. |
| 14. Sérstakar starfsnefndir stjórnarinnar | |
| 14.1 | Stjórnin getur sett á stofn starfsnefndir sem undirbúa umfjöllun innan stjórnarinnar á tilteknum starfssviðum og annast nánari athugun á málum sem þeim tengjast. Skal starfsreglum þessum þá breytt og samsetningu og verkefnum slíkra starfsnefnda lýst nánar hér. |
| 15. Fundir vegna eiginfjárkrafna | |
| 15.1 | Hafi stjórnin ástæðu til að ætla að eigið fé lánasjóðsins, eins og það er skilgreint í lögum um fjármálafyrirtæki sé undir því lágmarki sem kveðið er á um í lögum eða ákveðið af FME í samræmi við lagaheimildir þess skal stjórnin þegar í stað senda tilkynningu þar um til FME Jafnframt skal stjórnin hlutast til um að gengið verði frá reikningsuppgjöri án tafar. |
| 15.2 | Komi fram í reikningsuppgjöri að eigið fé sé undir settu lágmarki, sbr. gr. 15.1., skal stjórnin þegar í stað boða til eigendafundar þar sem stjórnin gerir grein fyrir fjárhagslegri stöðu lánasjóðsins og leggur fyrir fundinn tillögur til úrbóta. Þegar að loknum eigendafundi skal FME gerð grein fyrir þeim ráðstöfunum sem gripið verður til. |
| 16. Samskipti við stjórnvöld og Kauphöll Íslands hf. | |
| 16.1 | Stjórn lánasjóðsins hefur eftirlit með að Stjórnartíðindum, FME, Seðlabanka Íslands og öðrum stjórnvöldum séu á tilsettum tíma sendar þær upplýsingar sem lög og reglugerðir gera ráð fyrir. Framkvæmdastjóri skal reglulega gera grein fyrir slíkri upplýsingagjöf. |
| 16.2 | Stjórn lánasjóðsins hefur eftirlit með að Kauphöll Íslands hf. séu sendar á tilsettum tíma þær upplýsingar sem lög og reglur hennar gera ráð fyrir. |
| 16.3 | Önnur samskipti við stjórnvöld skulu fara fram í nánu samráði við formann stjórnar. |
| 17. Birting reglna | |
| 17.1 | Reglur þessar skulu birtar á heimasíðu lánasjóðsins. |
| 18. Breytingar á starfsreglum þessum | |
| 18.1 | Til breytinga á starfsreglum þessum þarf samþykki meirihluta stjórnarinnar. |










