Sveitarstjórnarlög gera ríkar kröfur til málsmeðferðar sveitarstjórna þegar þær taka ákvarðanir um fjárhagslegar skuldbindingar. Brestur á því að sveitarstjórn fylgi þessum reglum getur valdið sveitarfélagi tjóni og leitt til þess að viðkomandi sveitarstjórnarmenn þurfi að sæta persónulegri ábyrgð.
Lánasjóður sveitarfélaga leggur áherslu á að áður en gengið er frá lántöku við lánasjóðinn hafi viðkomandi sveitarstjórn og/eða viðkomandi fyrirtæki eða stofnun fullnægt þeim formlegu kröfum sem nauðsynlegt er svo lántakan teljist lögmæt. Eitt allra mikilvægasta gagnið í því sambandi er fundargerð fundar þar sem ákvörðun um lántökuna er tekin.
Til að tryggt sé að allir sveitarstjórnarmenn, og/eða stjórnarmenn í því fyrirtæki eða stofnun sem um ræðir, hafi nauðsynlegar upplýsingar og til tryggingar á því að viðkomandi fundargerð beri með sér að réttum reglum hafi verið fylgt við ákvörðunartöku hefur lánasjóðurinn útbúið staðlaðar fyrirmyndir að tillögum sem hægt er að leggja fyrir fund til afgreiðslu og þar með að færa í fundargerðina.
Það er síðan eitt af þeim skilyrðum sem lánasjóðurinn setur fyrir útborgun láns (sjá útborgunarskilyrði) að honum sé afhent staðfest afrit af fundargerð sveitarstjórnar eða stofnunar/félags þar sem lántaka er staðfest.
Fyrirmyndir að tillögum til framlagningar á sveitarstjórnarfundi
Hér að neðan má nálgast fyrirmyndir að orðalagi á tillögum til afgreiðslu á sveitarstjórnarfundi og bókunar í fundargerð þegar sveitarstjórn tekur ákvörðun um lántöku, veitingu ábyrgðar eða veðsetningu tekna vegna lántöku hjá Lánasjóði sveitarfélaga. Í sveitarfélögum þar sem byggðar/bæjarráð hefur heimild frá sveitarstjórn til lántöku innan fjárhagsáætlunar getur bókun um lántöku verið í fundargerð ráðsins, sem síðan er staðfest af sveitarstjórn.
Athuga ber að fyrirmyndirnar gilda aðeins fyrir algengustu lánstegundir. Ef samið er um annað, svo sem uppgreiðsluheimildir gegn þóknun, eða önnur sérstök skilyrði, skal útbúa tillögu um slíkt í samráði við lánasjóðinn.
- Vegna lántöku sveitarfélagsins sjálfs.
- Vegna sjálfskuldarábyrgðar sveitarfélags vegna lántöku félags eða stofnunar að fullu í þess eigu.
- Vegna einfaldrar ábyrgðar sveitarfélags vegna félags eða stofnunar sem sveitarfélagið á í samvinnu við önnur sveitarfélög.
- Vegna veðsetningar tekna sveitarfélags til tryggingar láni sem byggðasamlag sem sveitarfélagið er aðili að hyggst taka.
Fyrirmynd að tillögu til framlagningar á fundi stjórnar fyrirtækis eða stofnunar
Hér má nálgast fyrirmynd að orðalagi á tillögu til afgreiðslu á fundir stjórnar fyrirtækis eða stofnunar sem að fullur er í eigu sveitarfélaga eða sveitarfélaga og ríkis.
- Bókun í fundargerð stjórnar stofnunar eða félags (word-skjal, uppfært 21.09.07)
